Министерство финансов разъяснило, в какой форме можно хранить документы, подтверждающие убытки, и возможно ли применять скан-образцы первичных документов для учета.

Возможные формы хранения документов по убыткам

Минфин в письме 05.12.2022 № 03-03-10/118589 уточнил требования к форме хранения документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком убытки. 

Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ, организации должны хранить такие документы в течение всего срока, пока уменьшают базу налога на прибыль текущего налогового периода на суммы убытков. 

Форма хранения этих документов законодательством не установлена – документы о деятельности организации, в том числе и первичные, могут храниться как в бумажном, так и в электронном видах. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, считаются равнозначными бумажным документам, в том числе для целей налогообложения.

При этом налоговая инспекция и суд вправе запросить бумажные оригиналы документов. 

Использование скан-образцов первичных документов

В другом письме от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388 Минфин объяснил, может ли компания использовать скан-образцы первичных документов при регистрации в учете фактов хозяйственной деятельности. 

Согласно статье 252 НК организации при расчете налога на прибыль может учитывать лишь расходы, имеющие документальное подтверждение. Это должны быть документы, оформленные в соответствии либо с законодательством России, либо с обычаями делового оборота страны, где были произведены расходы. 

По нормам бухучета для каждого факта хозяйственной жизни организации нужно оформлять первичные документы. Сделать это можно на бумажном носителе или в электронном виде с применением электронной подписи. Для целей налогового учета первичный документ в электронном виде должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства и законов, регулирующих порядок составления и подписания электронных документов.

По мнению Минфина, вышеуказанные нормы не запрещают в исключительных случаях использовать скан-образцы первичных документов для учета хозяйственной деятельности. Но это не освобождает от обязанности предоставлять первичные документы в бумажном и электронном виде, оформленные в соответствии с законодательством.