Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

10.09.2021      42806

Цифровизация документооборота идёт полным ходом – ФНС уже осваивает ЭДО и планирует к 2024 году перевести в электронную форму 95% счетов-фактур. Бухгалтеры также задумываются об автоматизации такой рутины, как ввод первички.

Ускорить и удешевить этот процесс можно с помощью интеллектуальных сервисов. Как именно работает одно из таких ИТ-решений, и насколько оно эффективно, расскажем в этой статье.

С чем сталкиваются бухгалтеры при подготовке отчетности

В большинстве компаний ведение бухучета и отчетности до сих пор происходит вручную, из-за чего бухгалтер сталкивается с рядом проблем.

Документы долго едут «в центр»

Географически распределенные компании сталкиваются с тем, что первичные документы приходят на удаленный склад, а не в головной офис, где находится бухгалтерия. С этими актами и товарными накладными работает кладовщик, проверяет информацию. Если в компании есть регламенты и налажена логистика с головным офисом, бухгалтер получает «первичку» через пару дней. Если нет, то документы поступают через несколько недель или даже месяцев.

Трудоемкий ввод «первички» в систему

После того как бухгалтер получил товарные накладные и счета-фактуры, он вносит данные в учетную систему, формирует отчет и отправляет его в налоговую. Ввод каждой строки происходит вручную: нужно сопоставить каждую номенклатуру с данными из справочника или завести новую, если ее нет в системе. На каждый документ специалист тратит около десяти минут (обработка 1,5 страниц).

Дополнительные затраты на ФОТ

Из-за большой нагрузки перед отчетным периодом отдел бухгалтерии не успевает занести все данные в систему. Сотрудники перерабатывают, к процессу подключается главный бухгалтер, или компания вынуждена нанимать специалистов в штат или на аутсорсинге.

Ошибки, за которые придется платить

Важно, чтобы в подаваемых отчетах в налоговую не было ошибок: ни в суммах, ни в количестве маркированного товара. Наличие ошибок грозит санкциями для предпринимателя или главбуха. При ручном внесении данных нужна концентрация внимания, чтобы результат был корректным, что при большой нагрузке достаточно сложно.

Загрузка

У небольших компаний есть практика нанимать бухгалтера на аутсорсинге. Такой специалист может вести сразу несколько организаций. Однако, когда «первички» слишком много, бухгалтер может отказаться от работы с одной или несколькими компаниями из-за нехватки времени на ввод всех документов в систему.

«Infostart: Загрузка документов» – сервис, который решает проблемы

Чтобы справляться со всем вышесказанным, главбуху нужен коллектив из нескольких сотрудников. Но есть хорошая новость – часть рутины можно доверить интеллектуальным сервисам и освободить таким образом несколько часов бухгалтера на более приоритетные задачи.

«Infostart: Загрузка документов» – один из таких инструментов. Это готовый сервис для автоматической загрузки первичных документов в учетную систему. Сервис распознает сканы, чеки, счета, УПД, накладные, позволяет загружать файлы напрямую из платформ ЭДО. Пользователю – самому бухгалтеру или менеджеру на удаленном складе – достаточно загрузить файл в систему, и через 1-2 минуты она выдает пакет данных, которые можно в пару кликов загрузить в 1С.

5 простых шагов к автоматической загрузке «первички» в 1С

 

 

Шаг 1. Сканирование документов

Вы сканируете один или сразу несколько документов (до 150 страниц за раз). Порядок страничек документов не важен – сервис легко справляется с путаницей и корректно идентифицирует данные.

Шаг 2. Обработка файлов

Cервис обрабатывает полученные файлы: сортирует их по страницам и типам, подготавливает отдельный файл для каждого документа, автоматически оцифровывает все данные (номера, суммы, даты, реквизиты плательщика, поставщика и пр.).

Шаг 3. Проверка данных

Сервис распознает и сверяет всю «табличную» часть документа с итоговой суммой, проводит ее перерасчет, проверяет НДС, чтобы не было ошибок. Программа проводит более 30 различных проверок каждой странички, а также валидирует полученные сведения через ЕГРЮЛ/ЕГРИП на корректность.

Шаг 4. Завершение обработки

После оцифровки и перерасчетов, которые занимают не более пары минут вместо 10-15 минут, пользователь получает заполненную карточку документа. Уведомление о завершении обработки приходит на электронную почту сотрудника.

Шаг 5. Отправка данных в 1С

С помощью специального модуля распознанные данные попадают в 1С. Встроенный модуль позволяет создавать и сравнивать номенклатуры, проставлять счета учета, прикреплять сканы к созданному в 1С поступлению и автоматизирует рутинные действия бухгалтера.

«Infostart: Загрузка документов» распознает нестандартные документы и сохраняет чеки

У счетов-фактур и УПД есть заданный государством формат, однако некоторые документы такого стандарта оформления не имеют, например, счета на оплату или акт, чеки. Сервис умеет их распознавать. Он извлекает из них всю необходимую информацию, как и в случае формализованных документов: номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках.

Сервис распознает сканы и документы низкого качества – отправляет файлы на дополнительный цикл распознавания с помощью алгоритмов искусственного интеллекта.

«Infostart: Загрузка документов» распознает даже чеки, которые принимаются к учету и должны храниться несколько лет на случай проверки. Все сканы и данные с чеков попадают в сервис, чеки не выцветут, и бухгалтер сможет скачать их из архива в любой момент даже через несколько лет.

Новые функции

Сервис уже используют более 5 тысяч бухгалтеров. Поэтому мы знаем, что важно в работе бухгалтера и регулярно добавляем новые функции.

За последний месяц вышло несколько доработок, которые делают процесс распознавания «первички» быстрее и помогают экономить еще больше рабочего времени бухгалтера:

  • Загрузка документов через электронную почту. Бухгалтеру нужно только отправить письмо с файлами или скан с МФУ на выделенный адрес, и сервис сразу запустит процесс распознавания.
  • Создание платежных поручений. После того как счет загружен в сервис и данные распознаны, бухгалтер может зайти в 1С и в пару кликов сформировать платежное поручение. А потом – сразу отправить готовый документ на оплату через систему банк-клиент. Никакой ручной работы!
  • Распределение ролей. Компания может завести аккаунты на нескольких сотрудников и дать им разные права в зависимости от обязанностей. К примеру, менеджер на складе загружает в сервис документ для распознавания, а бухгалтер получает все данные – уведомления обо всех действиях приходят на почту.
  • Обработка кассовых чеков, создание из них авансовых отчетов. Сервис проверяет и распознает данные, подтверждает корректность документов. После этого бухгалтеру достаточно зайти в 1С и сформировать авансовый отчет, который будет включать несколько чеков.
  • Цифровой архив кассовых чеков. В цифровом архиве сервиса документы доступны в любой момент в электронном виде – достаточно скачать.
  • Автоматическое формирование документа допрасходов, например, за доставку при создании поступления. Формирование документа происходит в соответствии с процессами в 1С – дополнительные траты включаются в себестоимость приобретенного товара.

И еще несколько преимуществ «Infostart: Загрузка документов»

  • Гарантированная точность данных. Несколько десятков автоматических проверок и технология искусственного интеллекта обеспечивают высокую точность распознавания первичной документации низкого качества – порядка 98%.
  • Экономия времени на первичку до 10 раз. Автоматизация процесса экономит рабочее время бухгалтера – до 5-10 раз. Эффект заметен с первых дней работы в сервисе: по данным наших экспериментов, новый пользователь, который еще не «набил руку» в системе, тратит на обработку первички в 3 раза меньше времени.
  • Постраничная тарификация и несгораемый депозит. Например, при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей. Это дешевле, чем наем специалиста на эту задачу или оплата сверхурочных штатному бухгалтеру.
  • Конфиденциальность и безопасность. Сервис использует современные технологии шифрования, что обеспечивает высокую степень безопасности сведений на уровне банковских продуктов и систем банк-клиент.

До сдачи квартальной отчетности остались считанные дни.

Получите специальное предложение до 20 сентября и оцените скорость автоматической загрузки первичной документации!
 

Подключить сервис в Инфостарт



Источник: https://infostart.ru/journal/news/mir-1s/kak-v-desyat-raz-uskorit-vvod-pervichnykh-dokumentov-v-1s_1513362/
Автор:
Екатерина Кандыба Руководитель отдела сервисов


Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 244 10.09.21 10:31 Сейчас в теме
А сколько стоит-то это удовольствие не написали?
2. ekandyba 31 10.09.21 11:52 Сейчас в теме
(1) Стоимость сервиса зависит от количества документов. Есть различные тарифы по пакетам , которые не ограничены сроком использования, а лимитируются только количеством страниц.
На странице сервиса Вы можете ознакомиться со стоимостью и заказать пробный период.
В новости также присутствует данная ссылка .
3. logdog 11.09.21 21:28 Сейчас в теме
Базовый и профи... в чем разница ....
Какие 675р. в статье, если по ссылке 48 тысяч ?
5. ekandyba 31 13.09.21 15:36 Сейчас в теме
(3) В статье указано "при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей" Именно при этом ограничении сервис будет стоить столько.
Т.к. преимущественно клиентам требуется значительно большее количество документов, есть два популярных тарифа Базовый с лимитом в 3000 страниц и Профи с лимитом в 6000 страниц . Именно они и опубликованы на странице описания сервиса.
Обращаю еще раз внимание, что ограничения только в количестве страниц, но не сроке пользования сервисом.
Если требуется иное количество документов, наши менеджеры рассчитают индивидуальное предложение под каждый отдельно взятый запрос.
8. logdog 14.09.21 15:18 Сейчас в теме
(5) а если нужно 100 (150 ... 200) документов .... как увидеть градацию количество документов - цена. Спасибо!
4. Gilev.Vyacheslav 1883 12.09.21 22:56 Сейчас в теме
заголовок мошеннический
как вы считали в десять раз
почему не в 9 или 11?
6. user895038 13.09.21 16:30 Сейчас в теме
у нас до 1000 документов в месяц, цена на такие услуги в интернете от 9 до 11р.(до 14 у некоторых)/документ, что составляет примерно 11т.р/месяц против 27т.р. или 48т.р. у данного сервиса
P.S.
ага, увидел, что 27т.р. это для 3000
А за 1000 документов сколько?
7. ekandyba 31 13.09.21 16:38 Сейчас в теме
(6) Правильно ли я поняла из написанного Вами, что 11 000 рублей это ежемесячная оплата ?
Давайте посчитаем.
Даже беря в расчет минимальную указанную Вами стоимость в 9 руб за 1 документ , мы получаем 9000 руб в месяц.
В год , при расходе 1 000 документов в месяц , мы получаем 12 000 документов ,что равняется по минимально указанной Вами цене 108 000 руб.
Наше предложение значительно выгоднее.
48 000 рублей это стоимость за 6 000 документов и без ограничения по времени использования . Т.е. Вы можете их потратить за 6 месяцев, за 8 мес или за год , это не имеет значения, цена та же .
Таким образом, при Вашем расходе мы получаем те же 12 000 документов за 96 000 рублей, что уже выходит выгодней на 12 000 рублей.
11. XAKEP 04.10.21 18:02 Сейчас в теме
(7)
Давайте посчитаем

ABBYY FineReader
обработка , сделанная 1с-ником под заказ

и никаких абонплат, интернетов и сюрпризов
9. laperuz 47 16.09.21 04:45 Сейчас в теме
Добрый день!
Хотелось бы видеть сравнение по возможностям/качеству с типовым решением от 1С, которое встроено в БП.
10. GeKo 25.09.21 19:30 Сейчас в теме
А есть коробочное решение?
Оставьте свое сообщение

См. также

В апреле 2024 года прекратится поддержка «1С:Управление торговлей 10.3»

Новость УТ10 УТ11 Конфигурация

Фирма «1С» уведомила пользователей 1С:УТ 10.3 о планах прекратить техническую поддержку конфигурации в апреле 2024 года, и предложила несколько возможных сценариев перехода для данного продукта.

вчера в 15:42    14156    ЕленаЧерепнева    6       

Повышение цен на корпоративные поставки 1С близко

Новость Конфигурация

Инфостарт напоминает о запланированном фирмой «1С» повышении цен на решения для крупного бизнеса и предлагает получить в рамках специального промо кешбэк, сравнимый по сумме с увеличением цены.

вчера в 11:35    13344    ЕленаЧерепнева    0       

Предновогодний марафон скидок продолжается

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт

Прошла первая неделя предновогоднего марафона распродаж от Инфостарта, и уже подоспели новые скидки на наши курсы.

вчера в 09:22    12548    dklimchuk    0       

Новый механизм «Хранилище двоичных данных» в 1С:Предприятие 8.3.22

Новость Зазеркалье ИТ-новость

Фирма «1С» анонсировала новый механизм для хранения больших двоичных данных, позволяющий хранить их в специализированном хранилище. Протестировать новую функциональность пригласили всех желающих.

03.12.2021    17877    ЕленаЧерепнева    15       

Открываем серию мастер-классов «А бывает ли Agile в 1С?»

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт

Первый мастер-класс серии пройдет в четверг, 9 декабря, в 12:00 мск. Он будет посвящен теме «Как представить Заказчику проект по Agile, чтобы он на него согласился?».

03.12.2021    21205    vikad    0       

Приглашаем на бесплатный онлайн-семинар «Программы 1С в облаке со скидкой для МСП»

Новость ИТ-новость Сервисы

Только до 27 декабря представители малого и среднего бизнеса могут приобрести приложения в облаках 1С:Фреш (1cfresh.com) и 1С:ГРМ (1capp.com) со скидкой 50%. 6 декабря в 12:00 состоится онлайн-семинар о том, как воспользоваться льготной программой.

03.12.2021    11955    vikad    0       

«Яндекс» добавил три новых языка в функцию закадрового перевода видео

Новость Искусственный интеллект ИТ-новость Яндекс

«Яндекс» при создании закадровой озвучки для роликов на иностранном языке может корректно обрабатывать данные на французском, испанском и немецком без ожидания.

02.12.2021    10038    VKuser24342747    0       

С 1 января 2022 года абонементы Инфостарт подорожают на 20%

Новость Инфостарт Сервисы

С нового года абонементы Инфостарт станут дороже на 20%. Если вы хотите купить абонемент или продлить его по прежней стоимости – оформите заказ до 31 декабря включительно.

01.12.2021    16869    ekandyba    15       

Фирма «1С» купила долю в стартапе, разрабатывавшем онлайн-бухгалтерию для банков

Новость Банки ИТ-новость

Теперь фирме «1С» принадлежит 51% компании «АК». Решение, заинтересовавшее «1С», предназначено для автоматизации расчета налогов, и позволяет банкам предоставлять дополнительные сервисы ИП и юрлицам.

30.11.2021    9264    ЕленаЧерепнева    0       

Подводим итоги INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Готовы результаты итогового опроса, который мы проводим среди офлайн-участников конференции INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere. Большая часть участников оставили свои комментарии и замечания о конференции и оценили понравившиеся доклады.

30.11.2021    24508    eselyanina    6       

С 27 декабря экзамен по внедрению подсистем управленческого учета в 1С:ERP будут принимать на версии 2.5

Новость ERP2 ИТ-новость

Фирма «1С» сообщила об изменениях порядка сертификации специалистов-консультантов по внедрению подсистем управленческого учета в 1С:ERP. Теперь задачи для претендентов будут составлять на базе новой версии 1С:ERP 2.5.

26.11.2021    16307    ЕленаЧерепнева    0       

Запускаем предновогодний марафон-распродажу

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт

Каждую неделю мы будем публиковать скидки на курсы. А вам по-дружески предлагаем сделать себе или коллегам подарок: научиться чему-то новому и полезному. А чтобы подарков получилось побольше – сделаем побольше скидки :)

26.11.2021    14956    dklimchuk    0       

Вышла «1С:Управление торговлей 11.5»

Новость УТ11 Конфигурация

Фирма «1С» выпустила обновленную 1С:УТ 11.5 для автоматизации торговых компаний. В релиз вошли новые функциональные возможности и поддержка актуальных релизов технологической платформы.

25.11.2021    17816    ЕленаЧерепнева    4       

Определены победители розыгрыша среди онлайн-участников INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Команда Инфостарт провела онлайн-розыгрыш среди онлайн-участников конференции INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere. Всего разыгрывали 4 лота среди 592 участников. Для определения победителей использовали рандомайзер – генератор случайных чисел.

24.11.2021    14708    eselyanina    0       

Опубликована версия 2.5 комплексного решения по управлению мясоперерабатывающим предприятием и модуля к 1С:ERP

Новость ERP2 Пищевая промышленность Конфигурация

Новые версии конфигурации «1С:ERP Управление мясоперерабатывающим предприятием» и модуля «1С:Производство мясной и рыбной продукции» разработаны на базе 1С:ERP 2.5. Более ранние версии отраслевых решений снимают с поддержки.

23.11.2021    9216    ЕленаЧерепнева    0       

Приглашаем на онлайн-семинар «Трансформация электронной отчетности в 2022 году»

Новость Отчетность Сервисы

30 ноября в 10:00 пройдет бесплатный онлайн-семинар, посвященный обмену опытом применения сервиса «1С-Отчетность». Участников ждут реальные кейсы использования сервиса в компаниях из различных отраслей, общение с экспертами и викторина с призами.

23.11.2021    18596    vikad    0       

7 декабря приглашаем на вебинар по партнерской программе ФинПлан

Новость Инфостарт

Инфостарт приглашает на вебинар по ФинПлану партнеров и тех, кто планирует стать партнером. Информация будет интересна для компаний и частных лиц, которые занимаются автоматизацией финансов или консалтингом.

23.11.2021    13702    vikad    0       

Продолжается набор на онлайн-интенсив «1C:Предприятие для программистов: Расчетные задачи»

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт

Во вторник, 30 ноября 2021 года, стартует онлайн-интенсив «1С:Предприятие для программистов: Расчетные задачи». Курс поможет изучить механизмы платформы «1С:Предприятие» для автоматизации расчета заработной платы.

22.11.2021    20004    mgrinchenko    0       

Участвуйте в конкурсе «Лучший пользователь системы 1С:ИТС» вместе с Инфостартом

Новость Инфостарт Сервисы

В этом году Инфостарт выступает центром проведения отборочного и регионального туров конкурса «Лучший пользователь системы 1С-ИТС». Если система 1С:ИТС – один из главных инструментов в вашей работе, участвуйте в конкурсе!

19.11.2021    18258    ekandyba    1       

Infostart Toolkit 2.2: глобальное меню, версия инструментов ADMIN и поддержка веб-клиента

Новость v8::Запросы v8::СКД Автоматизация Инфостарт Infostart Software Partners Маркет Инструменты и обработки

С версии 2.2 вы можете вызывать инструменты по сочетанию клавиш из любого объекта системы с помощью глобального меню, а также использовать Infostart Toolkit в веб-клиенте. Кроме этого, появился новый вариант поставки – более недорогая версия ADMIN.

19.11.2021    19311    vikad    1       

Фирма «1С» анонсировала изменения в языке запросов и выражениях СКД для 8.3.22

Новость v8 v8::Запросы v8::СПР Зазеркалье ИТ-новость

Фирма «1С» планирует добавить новую функцию для получения уникального идентификатора объекта из ссылки в запросе. Функциональность будет полезна при интеграции приложений 1С с внешними системами.

19.11.2021    18018    ЕленаЧерепнева    8       

Фирма «1С» рассказала, как продвигается работа над платформой 8.3.22

Новость Зазеркалье ИТ-новость

Фирма «1С» обновила статус задач в плане работ по развитию технологической платформы 8.3.22. Некоторые из уже взятых в работу задач разработчики отметили как выполненные. Рассказываем, какие именно.

19.11.2021    19317    ЕленаЧерепнева    0       

Готов фотоотчет и доступны видеозаписи докладов Infostart Event 2021 Moscow Premiere

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Премьерная конференция в Москве состоялась! Москва покорена: по красной ковровой дорожке прошли 966 участников из разных городов России, а также из Казахстана, Белоруссии, Молдовы, Украины и Кыргызстана.

18.11.2021    26185    eselyanina    4       

Фирма «1С» объявила о планируемом повышении цен на отраслевые конфигурации

Новость Конфигурация

С 1 апреля 2022 года планируется повышение розничных цен на отраслевые и специализированные программные продукты, выпускаемых фирмой «1С» под маркой «1С-Совместно».

18.11.2021    16095    ЕленаЧерепнева    2       

Облачные решения 1С можно купить со скидкой 50%

Новость 1С:CRM ДО КА2 Розница УНФ УТ11 Облачные технологии Сервисы

Фирма «1С» присоединилась к государственной программе субсидирования предприятий малого бизнеса. В рамках этой программы можно приобрести решения для управления бизнесом со скидкой 50%.

17.11.2021    22883    ЕленаЧерепнева    0