Назначение системы учета рабочего времени
Руководителю система дает ответы на следующие вопросы:
· Чем заняты сотрудники в текущий момент времени?
· Какие задачи назначены сотруднику, какова очередность и сроки их выполнения?
· На каком этапе находится процесс выполнения произвольной задачи?
· По каким причинам просрочено выполнение задачи?
· На что распределены основные трудозатраты Вашего подразделения?
· Какие задачи занимают основное время офисных работников? Есть ли возможность сократить затраты путем автоматизации этих процессов?
· Насколько рационально используются ресурсы?
· Каково распределение финансовых затрат на обслуживаемые подразделения?
· Какова фактическая себестоимость проекта или отдельно взятой задачи?
· Какие показатели использовать для оценки производительности и как их получить?
· Какова динамика производительности подразделения в целом и каждого работника в отдельности. Где слабое звено?
· Какова эмоциональная обстановка в коллективе?
· Кто из сотрудников «в печали» и почему?
Система поможет работникам, которые стремятся к профессиональному росту и развитию, качественно управлять своим временем и, соответственно, поддерживать стабильный рост своего финансового благосостояния.
Работнику система поможет решить следующие задачи:
· Быстро регистрировать все поступающие задачи.
· Определять очередность выполнения задач, управлять очередью задач.
· Определять длительность и сроки выполнения задачи.
· Обосновывать причины сдвига срока выполнения задачи.
· Корректно оценивать свои возможности. Каково соответствие Ваших расценок реальным срокам выполнения?
· Обосновать Ваше желание повысить финансовое вознаграждение в связи с ростом профессиональных навыков и качеств.
· В рамках правил донести до руководителя Ваше недовольство определенными рабочими моментами.
Требования к системе учета рабочего времени
Требования, на базе которых разработана система учета рабочего времени:
· Возможность интеграции в любую конфигурацию 1С, являющуюся основной корпоративной системой. Подавляющее большинство информационных систем в нашей стране строятся на базе конфигураций 1С, соответственно требуется подсистема на языке 1С.
· Простота. Минимум объектов. Минимум опций. Минимальное время регистрации: автоматизация заполнения реквизитов с использованием статистики, использование шаблонов наиболее часто возникающих заявок.
· Регистрация задач только в реальном времени. Почему только в режиме реального времени? Потому, что оформление отчетов по работе и «снимков дня» в конце рабочей смены, как правило, превращается в творческое сочинение ожидаемых руководителем трудовых подвигов. Практической пользы от такой информации очень мало.
· Основное правило регистрации: в текущий момент времени у каждого сотрудника может быть в непосредственной работе только 1 текущая задача. Это отражение реальности - при начале выполнения новой задачи, выполнение предыдущей прерывается.
· Регистрация всех поступающих задач без исключений: всех проектных задач, телефонных звонков, личных обращений других сотрудников, регламентных работ, задач подготовки отчетной документации, сервисных работ и пр.. Обязательная регистрация перерывов в работе. В конце рабочей смены по каждому работнику должен быть зафиксирован реальный снимок дня, максимально точно отражающий последовательность рабочих периодов и перерывов в работе.
· Возможность параллельного учета назначенных задач основной очереди и очереди текущих обращений, телефонных звонков и т.п.
· Возможность управлять очередью задач как исполнителю, так и руководителю.
· Общее время, затраченное на регистрацию всех задач 1 сотрудника – не более 10 минут за рабочую смену при нагрузке до 30 обращений и задач.
· Монитор текущих задач всех сотрудников с отображением основных характеристик задач и актуальных сроков их выполнения.
· Программный контроль просроченных задач, длительных перерывов, реперных точек.
· Автоматическое оповещение о важных событиях рабочих процессов.
· Возможность самостоятельной доработки системы под новые требования.
Данные регистрации должны давать возможность получать следующие показатели для анализа производительности:
· Количество задач за период (общее, среднее) в разрезе сотрудников, типов и видов задач, способов получения, заказчиков и их подразделений;
· Время выполнения задач за период (общее, среднее) в разрезе сотрудников, типов и видов задач, способов получения, заказчиков и их подразделений.
О системе и внедрении
Система учета рабочего времени была разработана мной для управления ИТ-подразделением, хотя может эффективно использоваться в любом офисном подразделении. За время работы на разных предприятиях система была интегрирована в конфигурации УТ (82, обычные формы), УПП(82, обычные формы), 1С-Документоборот (83,УФ). Я использую систему учета рабочего времени более 8 лет и решил с ее помощью множество административных задач и проблем.
Некоторые решенные задачи:
· Учет времени, отработанного сверх нормы, включая работу "на дому". Расчет и обоснование премии за дополнительно отработанное время.
· Качественный контроль работы отдела вне зависимости от территориального удаления рабочих мест сотрудников.
· Обоснование повышения оплаты ведущим специалистам, что позволило избежать их ухода.
· Определение наименее эффективных сотрудников.
· Формирование отчета по распределению трудозатрат (в часах и рублях, согласно часовым ставкам) по подразделениям которым были оказаны сервисные услуги.
· Выделение основных потребителей услуг моего подразделение, анализ и сопоставление стоимости полученному результату.
· Отслеживание динамики производительности отдела в целом: изменение отношения количества проектных задач к текучке, изменение общего количества задач и относительной стоимости отдельной задачи, изменение среднедневных и среднемесячных временных показателей в различных разрезах.
· Отслеживание психо-эмоциональной атмосферы в коллективе.
Проблемы, возникающие при внедрении:
· Нежелание подчиненных делиться информацией о том, чем же они все-таки занимаются в рабочее время. Многие воспринимают необходимость регистрации как дополнительную, ничем не обоснованную нагрузку.
· Достаточно длительный срок формирования привычки регистрировать любое свое действие. Сотрудники очень часто забывают или ленятся фиксировать очередное действие, даже если для этого нужно всего лишь нажать определенные кнопки при начале и завершении. В представленную версию включен механизм всплывающих оповещений, частично решающий эту проблему.
В первые месяцы внедрения приходилось регулярно, через произвольные интервалы (15-60 мин) мониторить список текущих задач и напоминать работникам о необходимости регистрации их действий.
О представленной разработке:
В рамках публикации представлена демо-версия системы учета и контроля выполнения задач в ИТ-подразделении (1С:Предприятие 8.3 (8.3.9.1818), режим управляемого приложения). Предоставлены файл (.cf) конфигурации с открытым кодом и выгрузка демонстрационной базы (.dt) c закрытым кодом.
В конфигурацию включены:
· модуль рабочего места сотрудника для регистрации задач и управлением очередью задач. Модуль формирует базовые данные, требуемые для получения аналитических отчетов и показателей производительности
· модуль контроля текущих задач сотрудников.
Регистрация задач
Рабочее место сотрудника позволяет быстро регистрировать поступающие задачи, устанавливать и контролировать сроки выполнения, формировать и управлять очередью задач. Регистрация новой задачи производится с помощью командных кнопок вверху формы, завершение - кнопками "В тест", "Выполнено", "Отменено". При создании новой задачи она автоматически становится рабочей, предыдущая уходит в ожидание со статусом "прервано". При этом регистрируется рабочий период новой задачи и текущее время записывается в него, последний рабочий период предыдущей задачи закрывается. Данные длительности текущего рабочего периода или перерыва обновляются в БД каждые 10 сек. При завершении задачи в рабочем месте автоматически отобразится предыдущая с переключением на нее счетчика времени. Учет времени ведется непрерывно, рабочее время распределяется либо на текущую рабочую задачу, либо на зарегистрированный перерыв. В форме ведется обратный отсчет времени для текущей рабочей задачи с отображением счетчика оставшегося времени. Для перерыва отображается его текущее время. По умолчанию для новой задачи устанавливается срок 0.1 ч (6 мин). При изменении планового срока автоматически рассчитывается дата завершения с учетом календарного графика. Приоритет заявки определяется исходя из установленных показателей важности и срочности задачи и отображается числом справа от этих полей.
Рабочее место сотрудника - страница текущей задачи:
Первая установка планового срока выполнения:
Изменение планового срока выполнения:
Изменение планового срока с описанием причины:
При работе осуществляется автоматический контроль заполнения обязательных реквизитов задачи:
Установка приоритета - выбор параметра "Важность":
Установка приоритета - выбор параметра "Срочность":
Страница "Вложенные файлы" позволяет подключать к заданию файловые вложения и управлять ими:
Страница очереди задач позволяет управлять задачами из списка, менять их очередность, статус, автоматически пересчитывать даты завершения и просматривать очередь в виде диаграммы Ганта
Управление очередью задач:
Страница "Отчет за период" позволяет сформировать отчет по истори работы за выбранный период. Так же расчитывается количество смен и часов, потраченных на выполнение рабочих задач (периоды перерывов исключаются).
Отчет по задачам периода:
По кнопке закрытия предлагается закрыть текущую смену, оценив ее позитивно либо негативно. При негативной оценке требуется описать причину. Информация полезна для анализа психоэмоциональной атмосферы в подразделении. Для работника это эмоциональная разрядка и один из способов донести до руководителя факторы, мешающие продуктивной работе.
Форма закрытия текущей смены:
Для быстрой регистрации задач используются шаблоны, при этом реквизиты новой заявки заполняются данными из шаблона. В случае, когда задание регистрируется не по шаблону, основные поля автоматически заполняются при выборе заказчика. Используются значения реквизитов, наиболее часто используемые в зарегистрированных заявках выбранного заказчика.
Быстрая регистрация задания с помощью шаблона:
Пример шаблонов регламентов:
Созданное по шаблону задание:
Создание/изменение шаблона задания:
В ИБ данные задачи регистрируются документом "Задание". Форму документа можно открыть по соответствующей гиперссылке "Открыть карточку документа Задание №...".
Форма документа "Задание":
Регистрация перерыва производится кнопкой "Перерыв/Завершить перерыв"
Регистрация перерыва:
Предусмотрено автоматическое уведомление модальным окном поверх всех рабочих окон.
Руководителю:
- Изменение сотрудником срока выполнения любой задачи;
- Изменение сотрудником очереди выполнения задач;
- Наступление контрольной точки выполнения текущей задачи сотрудника;
- Длительный перерыв в работе (за исключением обеденного);
Работнику:
- Длительный перерыв в работе (за исключением обеденного);
- Наступление контрольной точки выполнения текущей задачи;
- Завершение назначенного срока выполнения текущей задачи;
- Изменение руководителем очереди выполнения задач;
- Изменение руководителем исполнителя любой задачи;
- Назначение руководителем новой задачи;
Модальное оповещение поверх всех открытых окон:
Контроль выполнения задач.
Контроль выполнения задач выполняется с помощью обработки "Задачи сотрудников". Обработка отображает текущие задачи, над которыми сотрудники работают в текущий момент. Отображаются основные характеристики выбранной задачи, история расценки и изменения срока выполнения.
Обработка "Задачи сотрудников":
Панель управления очередью задач сотрудника позволяет просматривать и изменять очередь задач выбранного сотрудника, изменять очередность выполнения задач и осуществлять пересчет сроков выполнения. Доступен просмотр очереди в виде списка и связанной с ним диаграммы Ганта
Управление очередью задач:
Отчет позволяет получить данные о работе выбранного сотрудника за выбранный период.
Отчет по работе выбранного сотрудника:
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
Моментальная 
